Inhoud
Een videoconferentiesysteem is een combinatie van audio- en videoapparatuur die wordt gebruikt voor real-time communicatie met gelijktijdige beeld- en geluidsoverdracht, meestal in bedrijven. Daarbij communiceren de deelnemers aan de conferentie met elkaar, ongeacht hun locatie.
Geen enkel bedrijf kan zonder vergaderingen en (interne) opleidingen. Om deze efficiënt te kunnen uitvoeren hebben videoconferenties vele voordelen:
- Locatie-onafhankelijke vergaderingen: U kunt uw medewerkers van over de hele wereld samenbrengen - zowel vanuit het thuiskantoor, het kantoor als de filialen. Verlaag de kosten van zakenreizen: Uw medewerkers blijven op hun locatie en zijn digitaal aanwezig bij vergaderingen. Dit elimineert kosten voor bijvoorbeeld vervoer, accommodatie, maaltijden en eventuele onkosten.
- Werktijd wordt productiever gebruikt: De tijd die u of uw medewerkers nodig zouden hebben voor het reizen van en naar de vergadering kan gevuld worden met taken uit uw dagelijkse werkzaamheden.
- Kleinere vergader- of kantoorruimtes nodig: U heeft geen enorme vergaderruimtes nodig om meerdere medewerkers voor één afspraak te ontvangen. Als sommige van uw medewerkers op andere locaties of vanuit huis werken, kunt u toe met kleinere kantoorruimtes. Zo kunt u zelfs besparen op huur en bijkomende kosten voor elektriciteit, water & co.
- Digitale notulen of opnames mogelijk: U kunt vergaderingen, trainingen of demonstraties als video opnemen. Medewerkers die op de dag zelf niet aanwezig waren of het evenement vroegtijdig moesten verlaten, kunnen de opname nog eens terugkijken.
- Positionering als aantrekkelijke werkgever: Dankzij videoconferencing kunt u uw werknemers de kans geven thuis te werken en aanwezig te zijn bij belangrijke vergaderingen. Dat bevordert het evenwicht tussen werk en privé en maakt uw werknemers gelukkiger - dat doet de ronde!
Voor een videoconferentie heeft u nodig
- Videoconferentie camera
- Microfoon
- Luidspreker
- Beeldscherm, bijv. een beeldscherm of beamer
- goede internetverbinding (zodat beeld en geluid zonder vertraging worden doorgegeven)
- Videoconferentiesoftware, bijv. Skype, Google Meet, Zoom
Als de vergaderruimte beperkt is, is een compact videoconferentiesysteem een goed idee. Een camera, microfoons en luidsprekers zijn al ingebouwd. Hierdoor kunt u het bijvoorbeeld direct boven het scherm of op een dressoir plaatsen.
Veel moderne videoconferentiesystemen kunnen in slechts enkele stappen worden ingesteld. Logitech biedt een plug-and-play oplossing voor zijn producten, waarmee u de conferentiecamera of het conferentiesysteem eenvoudig via USB kunt aansluiten op uw eindapparaat, bijvoorbeeld een beeldscherm of laptop. U hoeft geen extra software te installeren.
Het optimale aantal deelnemers hangt af van het gebruikte videoconferentiesysteem. Afhankelijk van hoe goed de ruimtedekking door de camera en het audiosysteem kan worden gerealiseerd, kan het optimale aantal deelnemers sterk variëren. Het Logitech Rally Bar videoconferentiesysteem is bijvoorbeeld geschikt voor maximaal 12 deelnemers.
Dit hangt af van hoe uitgebreid een videoconferentiesysteem moet zijn en welke functies het met zich meebrengt. In de regel zijn complexe all-in-one oplossingen voor grote vergaderruimten duurder dan compacte systemen voor kleine vergaderruimten. Maar die kosten verdient u snel terug door de besparing van meerdere zakenreizen.
Dit hangt sterk af van het aantal deelnemers aan een videoconferentie. Kleine huddle rooms en vergaderzalen bieden navenant minder ruimte dan vergaderzalen voor grote bijeenkomsten van enkele tientallen deelnemers. De grootte van de ruimte speelt een belangrijke rol bij de keuze van een geschikt videoconferentiesysteem. Zowel de camera als de microfoons en luidsprekers van een videoconferentiesysteem moeten namelijk zo mogelijk de hele ruimte bestrijken. Zo is elke deelnemer goed zichtbaar en akoestisch verstaanbaar.
